check ticket statusA través de la Plantilla Excel de usuarios podrás crear, de una manera sencilla, los perfiles de las personas de tu organización que van a participar en Zapiens.
¿Cómo descargar Plantilla Excel de usuarios?
¿Cómo cubrir la Plantilla Excel de usuarios?
¿Cómo importar la Plantilla Excel de usuarios?
Errores más comunes en el proceso de importación
¿Cómo descargar Plantilla Excel de usuarios?
Ve al apartado “Usuarios” del menú lateral izquierdo y haz clic en la sección “Usuario”
Haz clic en el botón “Nube con flecha hacia arriba” situado en la parte superior derecha
En la ventana emergente, haz clic en el botón “Descargar”
Busca y abre la carpeta de tu PC en la que quieres descargar la plantilla y haz clic en “Guardar”
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¿Cómo cubrir la Plantilla Excel de usuarios?
Abre la plantilla Excel “users_sample_es” que te has descargado previamente
En la primera fila encontrarás una breve explicación sobre cómo cubrir cada columna, lee las instrucciones con atención, luego elimina esa fila y sigue los siguientes pasos:
Usuario
Email
Nombre
Apellidos
Fecha de nacimiento: admite todos los formatos de fecha
Teléfono
Administrador 1/0 (1 sí/0 no): Incluye el valor 1 en aquellas personas que quieras asignar los permisos del rol Administrador. Incluye el valor 0 en aquellas personas que quieras asignar los permisos de rol Jugador
Administrador de temas 1/0 (1 sí/0 no): Incluye el valor 1 en aquellas personas que quieras asignar los permisos del rol Administrador temas. Incluye el valor 0 en aquellas personas que quieras asignar los permisos de rol Jugador
Temas administrar: Incluye las categorías que va a gestionar cada administrador de temas separadas por (; o >) según el caso
Si gestiona solo una categoría, escribe la categoría: Categoría 1
Si gestiona una ruta de categorías, escribe cada categoría separadas por (>): Categoría Padre>Categoría hija, etc
Si gestiona más de una categoría y son independientes, escribe cada categoría separada por (;): Categoría 1;Categoría 2
Si gestiona una ruta de categorías y categorías independientes: Categoría padre>Categoría hija;Categoría 1; Categoría 2
Puesto de trabajo
En las siguientes columnas aparecerán los Segmentos creados por tu organización. Deberás añadir a cada persona el valor o valores que le corresponde de cada segmento:
Si pertenece a un valor, escribe el nombre del valor: Valor 1
Si pertenece a varios valores de un mismo segmento, escribe cada valor separado por (;): Valor 1;Valor 2. En este caso, el segmento debe tener habilitada la opción “Múltiple” en el Área de Administración
Nota: Las columnas obligatorias están marcadas con un “Asterisco rojo”: Usuario, Nombre, Email, Administrador y Administrador de temas.
Nota: Aconsejamos encarecidamente que el nombre de usuario y el email coincidan para facilitar el acceso a la App.
Nota: Recuerda que los valores de segmento deben estar previamente creados en el Área de Administración.
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¿Cómo importar la Plantilla Excel de usuarios?
Ve al apartado “Usuarios” del menú lateral izquierdo y haz clic en la sección “Usuario”
Haz clic en el botón “Nube con flecha hacia arriba” situado en la parte superior derecha
En la ventana emergente, haz clic en el botón “Importar”
Haz clic en el botón “Seleccionar”
Busca la plantilla Excel de usuarios en tu PC y haz clic en el botón “Abrir”
Si te has confundido en la selección del archivo, haz clic en el botón “Cambiar” o “Borrar” para volver a seleccionar
Haz clic en el botón “Guardar”
En la ventana emergente selecciona cuándo quieres notificar a los nuevos usuarios:
Inmediatamente, para enviar el correo en ese momento
En una fecha en concreto, para programar el envío. Selecciona una fecha y hora
Haz clic en el botón “Confirmar e importar” para continuar o en “Cancelar” para salir del proceso de importación
En la siguiente ventana, la plataforma te mostrará los avances del proceso de importación si el número de usuarios que estás importando es alto. Si el número es bajo, el proceso será inmediato
Haz clic en el botón “Aceptar” cuando la importación se haya completado
Haz clic en cualquier sección del menú lateral izquierdo o través la ruta Usuarios > Importar Excel, situada en la parte superior izquierda, para salir del proceso de importación
En el listado de usuarios podrás ver los nuevos usuarios creados
Nota: ¡Recuerda, la notificación que se envía solo la reciben los nuevos usuarios! Si estás actualizando alguna información de usuarios ya creados en el Área de Administración, aunque tengas que seleccionar un momento temporal, no recibirán ninguna notificación.
Consulta nuestro artículo Configurar el correo de bienvenida
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Errores más comunes en el proceso de importación
Te explicamos algunos errores con lo que te puedes encontrar en el proceso de importación de usuarios:
El segmento {X} no existe. Ante este error, deberás crear el segmento. Consulta nuestro artículo Qué es y cómo crear un Segmento
El campo correspondiente al Usuario está vacío. La columna “Usuario” es obligatoria en todas las filas
El campo correspondiente al nombre está vacío. La columna “Nombre” es obligatoria en todas las filas
El campo correspondiente al email está vacío. La columna “Email” es obligatoria en todas las filas
El usuario indicado ya existe en el sistema. Revisa el Excel que estás importando y descarta la posibilidad de que haya correos electrónicos duplicados. Si tras hacer la revisión, no hay correos duplicados es posible que se hayan registrado en nuestro Zapiens en abierto. Escríbenos haciendo clic en el "Nuevo ticket de ayuda", que encontrarás en la parte superior derecha de este artículo, y te ayudaremos a solucionarlo
Formato incorrecto en la columna. Recuerda no eliminar ninguna columna de la plantilla de usuarios aunque no se utilice. Si eliminas una columna, te aparecerá este error
El formato del email no es el correcto. Si un email no tiene la @ se produce este error
El usuario no ha sido establecido como un administrador de temas. No puede gestionar categorías. Incluye un 1 en la columna administrador de temas para solucionar este error
La categoría seleccionada no está registrada. Revisa el apartado de “Categorías” y crea la categoría para solucionar este error. Consulta nuestra artículo Qué son y cómo crear Categorías
El segmento {X} no admite múltiples valores. Revisa si la funcionalidad “Múltiple” de ese segmento está habilitada para solucionar este error. Consulta nuestro artículo Qué es y cómo crear un Segmento