Es kann vorkommen, dass sich die Abteilung, der Poste usw. der Mitarbeiter in Ihrer Organisation ändert. Mit der Benutzer-Vorlage können Sie die Informationen der Mitarbeiter in Zapiens aktualisieren.  


Allgemeine Empfehlungen

Wie kann man neue Segmente aktualisieren?

Doppelte Emails in Ihrer neuen Vorlage

Doppelte Emails in ihrer Firma in Zapiens


Allgemeine Empfehlungen  


Um bestehende Benutzer in Zapiens zu aktualisieren, folgen Sie den untenstehenden Empfehlungen:  

  1. Laden Sie die Benutzervorlage herunter und füllen Sie die Spalten mit den aktualisierten Informationen aus  

  2. Füllen Sie die Spalten aus: Administrator, Themen Admin und zu verwaltende Themen; auf folgende Weise:  

    1. Wenn es keine Änderungen gegeben hat, können sie leer gelassen werden und alle Informationen über sie werden im Administrationsbereich aufbewahrt  

    2. Wenn es Änderungen gegeben hat, müssen Sie nur die Änderung für diese Person(en) einfügen und die hinzugefügten Informationen werden im Administrationsbereich aktualisiert

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Wie kann man neue Segmente aktualisieren?  


Wenn Sie in Zapiens "exklusive Segmente" erstellt haben, zum Beispiel   

  • Segment: Trainingsgruppen   

  • Segment-Werte: Gruppe 1, Gruppe 2, Gruppe 3, usw. 


Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die Segmente verwalten können, auch wenn Sie es anders machen können:  

  1. Sie müssen mit beiden Excel arbeiten, der zuvor heruntergeladenen neuen Benutzervorlage und der exportierten Benutzerliste  

  2. In der neuen Benutzervorlage:  

    1. Erstellen Sie ein neues Blatt in Excel (nicht umbenennen, sondern den Standardnamen "Blatt 1" belassen) und  

    2. Kopieren Sie die Liste der exportierten Benutzer aus dem Administrationsbereich und fügen Sie sie in "Blatt 1" ein  

    3. Verwenden Sie die Excel-Formel: =SVERWEIS(B2;'Blatt1'!A:Y;23;FALSE), um die Segmentwerte von Blatt1 zu finden  

    4. Kopieren Sie in der neuen Benutzervorlage die Formel und fügen Sie sie in die erste Zeile der Segmentspalte(n) ein. Denken Sie daran, die Formelreferenzen für jede Spalte zu ändern  

    5. Sobald die Formel eingefügt ist, klicken Sie mit der Maus auf die untere rechte Ecke der Zelle und ziehen Sie die Formel in die unteren Zellen der Spalte(n)  


Anmerkung: Wenn der Wert (#N/A) erscheint, bedeutet dies, dass dieser Benutzer in Ihrer neuen Benutzervorlage, aber nicht im Zapiens-Administrationsbereich ist. Das heißt, es handelt sich um einen neuen Benutzer.   


Anmerkung: Was bedeutet die Formel =SVERWEIS(B2;'Blatt 1'!A:Y;23;FALSE)? Suchen Sie nach Werten in Zeile B2 (E-Mails der Benutzer) von Blatt 1 unter Berücksichtigung der Spalten A bis Y und zeigen Sie die Werte in Spalte Nummer 23 an, die dem Segment entsprechen, das Sie aktualisieren müssen. 


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Doppelte Emails in Ihrer neuen Benutzervorlage  


Wir bieten Ihnen einen Tipp, um mögliche doppelte E-Mails zu verwalten, obwohl Sie es auch anders machen können:   

  1. Verwenden Sie in Ihrer neuen Vorlage die Funktion "Bedingte Formatierung"  

  2. Markieren Sie beide Spalten B (E-Mail)  

  3. Klicken Sie im Bereich "Start" der Excel-Datei auf die Funktion "Bedingte Formatierung"  

  4. Klicken Sie auf "Regeln zum Hervorheben von Zellen " und wählen Sie "Doppelte Werte"  

  5. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "OK" und die Zellen mit doppelten Emails werden rot dargestellt  

  6. Überprüfen Sie die Zeilen mit doppelten E-Mails. Denken Sie daran, dass es in Zapiens nicht zwei Personen mit der gleichen E-Mail geben kann  


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Doppelte Emails in Ihrer Firma in Zapiens  


Für den Fall, dass Sie überprüfen möchten, ob in Ihrer neuen Benutzervorlage E-Mails vorhanden sind, die in Ihrer Firma in Zapiens bereits existieren und somit doppelt sind, bieten wir Ihnen einen Tipp an.   


Verwenden Sie die Funktion "Bedingte Formatierung" in Ihrer neuen Benutzervorlage:  

  1. Erstellen Sie eine neue Spalte rechts von Spalte B (Email)  

  2. Kopieren Sie die E-Mail-Spalte aus der Benutzerliste im Administrationsbereich und fügen Sie sie ein  

  3. Markieren Sie sowohl Spalte B als auch die neue Spalte C  

  4. Klicken Sie im Bereich "Start" der Excel-Datei auf die Funktion "Bedingte Formatierung"  

  5. Klicken Sie auf "Regeln zum Hervorheben von Zellen" und wählen Sie "Doppelte Werte"  

  6. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "OK" und die Zellen in beiden Spalten mit doppelten E-Mails werden rot dargestellt. Überprüfen Sie die roten Zeilen der neuen Benutzervorlage, da es bereits Benutzer mit den gleichen E-Mails im Administrationsbereich gibt  


Lesen Sie auch unseren Artikel Benutzer mit Excel erstellen 


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